Con il decreto legislativo n° 24/2023 – attuativo della Direttiva UE 2019/1937 – sia il settore pubblico che quello privato sono tenuti ad applicare le nuove disposizioni in materia di Whistleblowing. Con questo termine si fa riferimento ad uno strumento di compliance aziendale tramite il quale i lavoratori di un’azienda possono segnalare, in modo protetto, eventuali illeciti o irregolarità. In inglese, whistleblower significa “segnalante”. Quest’ultimo non sempre è un dipendente, può essere anche un cliente o un fornitore. Le segnalazioni possono essere sia interne che esterne. Le prime sono circoscritte al contesto lavorativo; le seconde possono essere divulgate pubblicamente oppure possono chiamare in causa l’autorità giudiziaria o l’autorità anticorruzione (ANAC).
Come si attivano le disposizioni in materia di Whistleblowing?
Innanzitutto, tali disposizioni sono state inizialmente introdotte per il settore pubblico dall’’art. 54-bis del D.lgs. 165/2001. Poi, con la legge 179/2017, la disciplina è stata estesa anche al settore privato, fino ad arrivare alle integrazioni e chiarificazioni del d.lgs. 24/2023.
Dal 15 Luglio 2023, le aziende del settore privato con almeno 250 dipendenti si sono adeguate alla normativa. Entro il 17 Dicembre 2023, anche le aziende fra i 50 e i 250 dipendenti devono adottare la disciplina Whistleblowing. Per mettere in atto questa normativa è necessario eseguire una serie di adempimenti burocratici relativi alla compilazione di accordi e informative privacy. Queste ultime devono essere visibili e pubblicate sul sito web aziendale nella sezione dedicata al Whistleblowing.
Poi, serve dotarsi di una piattaforma informatica di segnalazione sicura al fine di proteggere la riservatezza dell’identità di chi denuncia. Le imprese hanno l’obbligo di utilizzare canali in grado di garantire protezione alle persone che decidono di segnalare illeciti e/o violazioni. Le aziende, dunque, devono gestire le notificazioni tramite software muniti di sistemi crittografici. La piattaforma deve essere in grado di mettere in contatto il whistleblower con il Destinatario della segnalazione abilitato all’accesso.
Quest’ultimo si occuperà di rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla ricezione della denuncia. Entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento, il Destinatario Whistleblowing dovrà provvedere a dare riscontro al segnalante.
Che tipo di segnalazioni possono essere effettuate?
Le segnalazioni effettuate devono essere chiare e fondate su elementi precisi. Non possono riguardare situazioni di natura prettamente personale. A tal proposito, il segnalante ha la responsabilità di agire in buona fede.
Le segnalazioni del whistleblower possono essere diverse:
- illeciti amministrativi, contabili o penali
- condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi a determinati settori (appalti pubblici, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, tutela della vita privata, ecc.).
L’adozione della normativa Whistleblowing risulta essere un vantaggio per le organizzazioni, in quanto consente loro di rafforzare ed efficientare il sistema di controllo interno. Si può venire a conoscenza di frodi e anomalie e intervenire in modo tempestivo. Questo strumento di compliance aziendale permette di prevenire il sopraggiungere di altre criticità che potrebbero compromettere la reputazione aziendale.
Non è un caso che molte imprese, a causa di segnalazioni divulgate pubblicamente, registrino danni finanziari. Invece, tramite il Whistleblowing si può contrastare la diffusione esterna di informazioni pregiudizievoli. E lo si fa intervenendo per tempo su quanto segnalato dal whistleblower.
A tal proposito, chi sceglie di non effettuare una segnalazione interna, ma esterna, lo fa per mancanza di fiducia nei confronti dell’impresa in questione. Le aziende, infatti, potrebbero non garantire un sistema sicuro di Whistleblowing o addirittura potrebbero non disporne affatto.
Cosa contraddistingue un buon sistema di Whistleblowing?
Un buon sistema di Whistleblowing deve essere facilmente accessibile e fruibile. La procedura deve essere pubblicata sul sito aziendale e i tutti i dipendenti devono essere informati sulla normativa.
Il sistema WB deve assicurare la ricezione confidenziale di ogni segnalazione. Infatti, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso. Inoltre, bisogna garantire il monitoraggio e la gestione protetta delle comunicazioni. È fondamentale altresì che il sistema consenta l’elaborazione di un report utile agli organi preposti. Il Destinatario Whistleblowing deve occuparsi dell’archiviazione digitale e/o fisica delle segnalazioni pervenute, al fine di garantire la tracciabilità dei documenti.
In assenza di strumenti di segnalazione idonei e in caso di ritorsioni verso il segnalante, la normativa prevede diverse sanzioni che vanno da 10.000 a 50.000 euro. Anche per il whistleblower è prevista una sanzione, in caso di diffamazione e/o calunnia, che va da 500 a 2.500 euro.
Insomma, alle aziende non spetta che adeguarsi alle nuove disposizioni in materia di Whistleblowing e ai lavoratori non spetta che prendere visione della procedura e avvalersi di questo strumento qualora ritengano opportuno segnalare illeciti e irregolarità di cui sono testimoni sui luoghi di lavoro.
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