L’AI Act cambia le regole per chi utilizza l’intelligenza artificiale nel lavoro. Aziende, dipendenti e liberi professionisti devono conoscere obblighi, divieti, responsabilità e sanzioni previsti dal regolamento europeo. Dall’utilizzo di ChatGPT alla selezione del personale, fino alla creazione di testi, immagini e video, ecco le dieci regole fondamentali da conoscere per evitare errori e problemi legali.
AI Act 2026: cosa cambia per chi usa l’intelligenza artificiale al lavoro
Usi ChatGPT per scrivere un documento? Affidi all’intelligenza artificiale la preparazione di un preventivo? Utilizzi un programma che seleziona curriculum o valuta i dipendenti? Da oggi non basta chiedersi quanto tempo puoi risparmiare. Devi anche sapere quali regole rispettare.
Il 2 agosto 2026 è diventata applicabile una parte importante dell’AI Act, il regolamento dell’Unione europea che disciplina lo sviluppo e l’utilizzo dei sistemi di intelligenza artificiale.
La legge, approvata nel 2024, riguarda tutti i 27 Stati membri dell’Unione europea, Italia compresa. Coinvolge imprese, pubbliche amministrazioni, sviluppatori di software e chi utilizza questi strumenti nella propria attività professionale.
L’obiettivo è proteggere le persone dagli usi pericolosi dell’intelligenza artificiale, garantire maggiore trasparenza e stabilire chi risponde quando un sistema causa problemi.
Una precisazione è necessaria. L’AI Act è entrato ufficialmente in vigore il 1° agosto 2024. Le sue disposizioni hanno iniziato ad applicarsi in momenti diversi. Inoltre, una modifica europea del luglio 2026 ha rinviato alcune scadenze relative ai sistemi considerati ad alto rischio.
Per capire cosa cambia nella vita quotidiana, ecco le dieci regole fondamentali dell’AI Act spiegate con esempi semplici.
1. L’AI Act riguarda anche chi utilizza ChatGPT per lavoro?
Sì. Il regolamento non riguarda soltanto le grandi aziende tecnologiche che sviluppano sistemi di intelligenza artificiale.
Può interessare anche una piccola impresa, uno studio professionale, un’agenzia di comunicazione o un lavoratore autonomo.
La legge distingue principalmente due figure:
- Il fornitore, cioè chi sviluppa un sistema di intelligenza artificiale e lo immette sul mercato con il proprio nome o marchio.
- L’utilizzatore professionale, cioè chi impiega quel sistema nell’ambito della propria attività.
Le responsabilità sono diverse. Chi crea un programma destinato a selezionare lavoratori non ha gli stessi obblighi di chi utilizza ChatGPT per correggere una lettera.
Esempio pratico: un commercialista che usa l’intelligenza artificiale per preparare una bozza non è automaticamente soggetto agli stessi obblighi di un’azienda che produce software di selezione del personale.
La regola fondamentale è comprendere quale strumento si utilizza, per quale scopo e con quali responsabilità.
2. Quali utilizzi dell’intelligenza artificiale sono vietati?
L’Unione europea ha individuato alcune pratiche considerate incompatibili con i diritti fondamentali delle persone.
Tra queste figurano determinati sistemi di manipolazione, alcune forme di classificazione delle persone e particolari utilizzi del riconoscimento delle emozioni.
Sul posto di lavoro, per esempio, è generalmente vietato utilizzare l’intelligenza artificiale per dedurre le emozioni dei dipendenti, salvo specifiche eccezioni legate a ragioni mediche o di sicurezza.
Esempio pratico: un’azienda non può installare un sistema che analizza continuamente il volto dei lavoratori per stabilire se siano felici, arrabbiati o demotivati, allo scopo di valutarne il rendimento.
Il divieto riguarda anche altre pratiche particolarmente invasive, come alcune forme di classificazione sociale basate sul comportamento delle persone.
Queste restrizioni si applicano già dal 2 febbraio 2025.
3. Chi usa l’intelligenza artificiale deve conoscere i suoi rischi?
L’AI Act affronta un problema spesso sottovalutato: utilizzare uno strumento non significa necessariamente saperlo usare.
L’articolo 4 introduce il principio dell’alfabetizzazione all’intelligenza artificiale, conosciuto anche come AI literacy.
Le aziende e gli altri soggetti interessati devono adottare misure adeguate per favorire una conoscenza sufficiente dei sistemi utilizzati, tenendo conto delle persone coinvolte e dei possibili rischi.
Non significa che ogni dipendente debba diventare un informatico o frequentare obbligatoriamente un corso con attestato.
Significa comprendere almeno i limiti dello strumento, gli errori che può commettere e le conseguenze di un uso scorretto.
Esempio pratico: un impiegato incaricato di preparare comunicazioni aziendali con ChatGPT deve sapere che il programma può inventare dati, citazioni e riferimenti normativi.
Deve inoltre conoscere le regole aziendali per evitare di inserire informazioni riservate.
4. Quando l’intelligenza artificiale è considerata ad alto rischio?
Non tutti i sistemi di IA sono uguali. Un programma che suggerisce una ricetta non presenta gli stessi pericoli di uno che contribuisce a decidere chi assumere o licenziare.
L’AI Act individua particolari categorie di sistemi ad alto rischio, tra cui determinati utilizzi nei settori del lavoro, dell’istruzione, dei servizi essenziali e della sicurezza.
Esempio pratico: un’azienda utilizza un software che esamina automaticamente centinaia di curriculum e attribuisce un punteggio ai candidati.
Quel sistema può rientrare tra le applicazioni ad alto rischio perché influenza le opportunità lavorative delle persone.
Per questi strumenti sono previsti requisiti particolari, compresi controlli, documentazione e supervisione umana.
Attenzione alle scadenze: dopo le modifiche introdotte nel luglio 2026, gran parte degli obblighi specifici per i sistemi dell’Allegato III si applicherà dal 2 dicembre 2027. Per alcune categorie legate ai prodotti la data è il 2 agosto 2028.
Il rinvio non elimina gli altri obblighi già esistenti, come quelli sulla protezione dei dati personali e sul diritto del lavoro.
5. Un computer può decidere da solo chi assumere o licenziare?
L’utilizzo dell’intelligenza artificiale nelle decisioni che riguardano le persone richiede particolare attenzione.
Un algoritmo può aiutare a esaminare informazioni, confrontare documenti e individuare elementi utili. Questo non autorizza automaticamente un’azienda ad affidargli qualsiasi decisione.
Per i sistemi ad alto rischio, l’AI Act prevede un’effettiva supervisione umana. In parallelo, il GDPR limita determinate decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati.
Esempio pratico: un software segnala un dipendente come poco produttivo e suggerisce di non rinnovargli il contratto.
Il responsabile non dovrebbe limitarsi ad accettare il risultato senza verificarne le ragioni. Deve poter valutare i dati, riconoscere eventuali errori e intervenire quando necessario.
Una persona non può essere trattata semplicemente come un punteggio prodotto da un algoritmo.
6. È obbligatorio dichiarare quando un contenuto è creato con l’IA?
L’AI Act introduce obblighi di trasparenza per determinate applicazioni dell’intelligenza artificiale.
Chi interagisce con alcuni sistemi automatici deve poter sapere che sta comunicando con un programma, salvo che questo risulti evidente.
Sono previste regole anche per i deepfake, cioè immagini, video o registrazioni audio artificiali che possono sembrare autentici.
Esempio pratico: un’azienda pubblica un video nel quale una persona sembra pronunciare parole che non ha mai detto. Se si tratta di un deepfake, generalmente deve dichiararne la natura artificiale.
Per i testi generati o manipolati dall’IA e pubblicati per informare il pubblico su questioni di interesse generale, la normativa stabilisce obblighi specifici, con alcune eccezioni legate al controllo editoriale e alla responsabilità della pubblicazione.
Questo non significa che ogni email corretta con ChatGPT debba contenere la scritta «realizzata con intelligenza artificiale».
Le regole dipendono dal tipo di contenuto, dal suo utilizzo e dal ruolo di chi lo produce o pubblica.
7. Si possono inserire documenti aziendali e dati personali in ChatGPT?
La presenza dell’intelligenza artificiale non cancella le norme sulla privacy.
Il GDPR continua ad applicarsi anche quando i dati vengono elaborati da programmi intelligenti.
Questo riguarda nomi, indirizzi, informazioni sanitarie, dati dei clienti, documenti riservati e altre informazioni personali.
Esempio pratico: un dipendente copia in un chatbot l’intero database dei clienti per ottenere una strategia commerciale.
Se quei dati contengono informazioni personali, l’operazione può creare problemi di riservatezza e protezione dei dati, specialmente quando manca una base giuridica adeguata o non sono state adottate le necessarie garanzie.
Lo stesso vale per contratti, cartelle cliniche e documenti interni.
Prima di caricare materiale riservato occorre verificare quali dati siano realmente necessari, chi possa accedervi e quali condizioni preveda il servizio utilizzato.
Il fatto che un programma permetta di caricare un documento non significa che sia sempre lecito farlo.
8. Chi sviluppa intelligenza artificiale generativa ha obblighi particolari?
L’AI Act stabilisce regole specifiche per i fornitori di modelli di intelligenza artificiale per finalità generali, chiamati General Purpose AI o GPAI.
Si tratta di modelli capaci di svolgere numerose attività differenti, come produrre testi, analizzare informazioni o generare codice.
I fornitori devono rispettare obblighi che possono comprendere documentazione tecnica, informazioni per chi integra i modelli in altri prodotti, una politica sul diritto d’autore e una descrizione dei contenuti utilizzati per l’addestramento.
Per i modelli che presentano rischi sistemici sono previste ulteriori misure di sicurezza.
Esempio pratico: un’azienda sviluppa un programma di assistenza clienti basato su un modello di IA prodotto da un’altra società.
Deve comprendere quali responsabilità spettano al fornitore del modello e quali derivano dal proprio servizio.
Non tutti gli obblighi previsti per chi sviluppa questi modelli ricadono automaticamente su chi li utilizza.
9. Quali controlli deve fare un’azienda prima di adottare l’intelligenza artificiale?
L’acquisto di un abbonamento a un servizio di IA non equivale a una verifica della sua conformità normativa.
Prima di introdurre un sistema nel lavoro è opportuno controllare quali funzioni svolga, quali dati utilizzi e se possa incidere sui diritti delle persone.
Può essere utile predisporre un elenco aggiornato degli strumenti presenti in azienda, indicando chi li utilizza e per quali attività.
Esempio pratico: un’impresa decide di utilizzare tre programmi differenti: uno per scrivere email, uno per analizzare fatture e uno per valutare candidati.
I rischi non sono identici. Il terzo strumento richiede verifiche molto più approfondite perché interviene in un settore particolarmente delicato.
L’azienda dovrebbe inoltre stabilire chi controlla i risultati, come segnalare un errore e quali documenti conservare.
Una piccola attività non ha necessariamente bisogno della stessa organizzazione di una multinazionale. Le verifiche devono essere proporzionate ai sistemi utilizzati e agli obblighi concretamente applicabili.
10. Quali multe rischia chi viola l’AI Act?
Il regolamento europeo prevede sanzioni economiche molto elevate per le violazioni più gravi.
Per alcune pratiche vietate, le multe possono raggiungere i 35 milioni di euro o il 7% del fatturato mondiale annuo dell’impresa, secondo i criteri stabiliti dalla normativa.
Altre violazioni possono comportare sanzioni fino a 15 milioni di euro o al 3% del fatturato.
Non significa che un lavoratore rischi automaticamente milioni di euro per aver chiesto a ChatGPT di correggere un testo.
L’importo dipende dalla violazione, dal soggetto responsabile e dalle regole applicabili. Per le piccole e medie imprese sono previste disposizioni specifiche.
In Italia il quadro comprende anche la legge 132 del 2025 e il decreto legislativo 179 del 2026, entrato in vigore il 23 ottobre.
Un aspetto importante riguarda le professioni intellettuali. La legge italiana stabilisce che l’intelligenza artificiale debba svolgere una funzione di supporto e che il lavoro intellettuale del professionista rimanga prevalente.
Prevede inoltre che il cliente riceva informazioni chiare sull’utilizzo dei sistemi di IA.
Esempio pratico: un professionista appartenente a una categoria interessata da questa disciplina utilizza l’intelligenza artificiale per predisporre una consulenza. Non basta consegnare il documento senza averne verificato il contenuto. Deve rispettare anche gli obblighi di informazione previsti dalla legge.
AI Act 2026 e lavoro: le risposte alle domande più importanti
Posso continuare a usare ChatGPT in ufficio?
Sì. L’AI Act non vieta l’utilizzo di ChatGPT sul posto di lavoro. Occorre però rispettare le regole sulla privacy, le eventuali istruzioni aziendali e gli obblighi applicabili alla specifica attività.
Devo dichiarare al cliente che utilizzo l’intelligenza artificiale?
Dipende dall’attività svolta. Per le professioni intellettuali interessate dall’articolo 13 della legge italiana 132/2025 è previsto un obbligo di informazione chiara sull’utilizzo dei sistemi di IA. Altri obblighi di trasparenza possono derivare dall’AI Act e da normative differenti.
È vietato scrivere articoli e contenuti con ChatGPT?
No. Il regolamento non vieta la scrittura assistita dall’intelligenza artificiale. Per determinate pubblicazioni destinate a informare il pubblico su questioni di interesse generale possono tuttavia applicarsi obblighi di trasparenza, con le eccezioni previste dalla legge.
Un dipendente può essere licenziato sulla base di una valutazione automatica?
Non esiste un divieto assoluto di utilizzare strumenti di IA come supporto. Tuttavia, una decisione esclusivamente automatizzata può incontrare importanti limitazioni previste dal GDPR e dalle norme sul lavoro. La supervisione umana deve essere effettiva quando richiesta.
L’AI Act vale anche per le partite IVA?
Sì, quando il lavoratore autonomo rientra nel campo di applicazione del regolamento. Gli obblighi dipendono dal ruolo svolto e dall’utilizzo concreto del sistema.
Le piccole imprese devono adeguarsi all’AI Act?
Sì, per le disposizioni applicabili. Le dimensioni ridotte non comportano un’esenzione generale, anche se la normativa prevede alcune misure specifiche per le PMI.
Serve un certificato per utilizzare ChatGPT?
No. L’AI Act non impone a ogni utilizzatore di ChatGPT un patentino o un attestato obbligatorio. Prevede però misure adeguate per favorire una conoscenza sufficiente dei sistemi da parte delle persone coinvolte nel loro impiego professionale.
Posso pubblicare immagini create con l’intelligenza artificiale?
Sì, nel rispetto delle leggi applicabili. Occorre prestare particolare attenzione ai deepfake, ai diritti delle persone rappresentate, al diritto d’autore e agli eventuali obblighi di trasparenza.
Chi controlla il rispetto dell’AI Act in Italia?
Le autorità nazionali individuate dalla normativa italiana comprendono l’Agenzia per l’Italia Digitale, AgID, e l’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, ACN, con competenze differenti. Restano inoltre i poteri delle altre autorità competenti, compreso il Garante per la protezione dei dati personali per gli aspetti relativi alla privacy.
Quando entreranno in vigore tutte le regole dell’AI Act?
Il regolamento è già in vigore dal 1° agosto 2024. Diverse disposizioni sono applicabili dal 2025 e dal 2026. In seguito alle modifiche europee del luglio 2026, importanti obblighi relativi ai sistemi ad alto rischio sono stati rinviati al 2 dicembre 2027 e al 2 agosto 2028.
Un’azienda può vietare ai dipendenti di utilizzare ChatGPT?
Sì. Un datore di lavoro può stabilire regole sull’utilizzo degli strumenti informatici aziendali e limitare o vietare l’impiego di determinati servizi, nel rispetto delle norme applicabili.
Chi risponde se l’intelligenza artificiale commette un errore?
Non esiste una risposta valida per ogni situazione. La responsabilità dipende dal tipo di errore, dal ruolo del fornitore e dell’utilizzatore, dai contratti e dalle norme applicabili. Utilizzare un programma automatico non elimina automaticamente le responsabilità professionali o aziendali.
Qual è la prima cosa da fare per rispettare l’AI Act?
Individuare tutti gli strumenti di intelligenza artificiale utilizzati nell’attività professionale. Occorre poi verificare quali dati trattano, quali decisioni influenzano, chi ne controlla i risultati e quali obblighi di legge si applicano.
Ginevra Leone
Fonti normative e riferimenti
- Regolamento (UE) 2024/1689, AI Act, versione consolidata al 27 luglio 2026.
- Regolamento (UE) 2026/1744, modifiche al quadro europeo sull’intelligenza artificiale.
- Commissione europea, documentazione sull’AI Act e sugli obblighi di trasparenza dell’articolo 50.
- Regolamento (UE) 2016/679, GDPR.
- Legge 23 settembre 2025, n. 132, disposizioni e deleghe al Governo in materia di intelligenza artificiale.
- Decreto legislativo 7 ottobre 2026, n. 179, disciplina nazionale di attuazione.
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Francesca Rampazzo 
Giovanni Scafoglio